Soňa Ondrejková: Ako mapovanie biznis procesov šetrí peniaze

Chcete podnikať efektívne a merať účinky svojich rozhodnutí na vaše podnikanie? Doručovať zákazníkovi najlepšiu možnú kvalitu za najnižšie možné náklady? Ukážem vám, ako zmapovať vaše procesy. Pomôžem vám ich nastaviť, aby ste minimalizovali náklady a maximalizovali zisk.

Predstavte si, ako ste začínali. Na začiatku bolo potrebné každé euro. Preto ste svoj e-shop prevádzkovali z vlastnej obývačky či garáže.
 
Rozbiehali ste sa a verili ste, že sa to časom zlepší.

Pri budovaní svojho e-shopu ste sa sústredili najmä na obrat. Rýchlo ste rástli. Nestihli ste zaviesť žiadny systém. Všetko prebiehalo ručne, a preto prácnosť každej objednávky bola obrovská a vznikali chyby.

 

Môžeme si to dovoliť?

Aby ste zvládli nápor objednávok, prijali ste viac ľudí. Nevedeli ste, či si to môžete dovoliť, ale biznis musel bežať naplno. Chceli ste rozšíriť portfólio produktov či expandovať na zahraničné trhy. No operatíva vám zabíjala celý váš pracovný čas.

V sklade pracovali šikovní ľudia, ktorí si išli ruky zodrať. A ľudia na marketingu robili od rána do noci, aby budovali databázu a vymýšľali účinné reklamy.

 

Každý robil čo mohol, ale…

Keď ste sa pozreli na financie, tak ste pokryli náklady a horko ťažko generovali 1 - 2 % zisku. Ak vôbec. A o tvorbe rezervy na investície nemôže byť vôbec reč.

 

Veď takto funguje každý e-shop alebo nie?

Aj vy ste v situácii, že vám reklamácie narástli na 15 % a neviete, kde vznikajú všetky tie chyby? Trápite sa s cash-flow, a premýšľate, či ste správne nastavili ceny? Pomohlo by vám keby ste vedeli, aké sú celkové náklady na jednu objednávku?
 
Je to chaos, v ktorom je ťažké sa vyznať.

 

Čo sa vlastne stalo?

Narástli ste príliš rýchlo a do vášho fungovania vrástli aj problémy, ktoré ste nestihli vyriešiť na začiatku. Cenotvorba na kolene, nezaškolení ľudia robiaci dookola tie isté chyby, slabá alebo žiadna kontrola nad nákladmi, žiadny jednotný ani optimalizovaný systém práce. Čo pomôže?

 

Treba to rozbiť na drobné

Treba mať jasno v tom, čo robíte a ako to robíte, aby ste mohli presne identifikovať miesta, v ktorých má nastať zmena.

Jednoducho prichádzate o peniaze, ak nepoznáte, ako prebiehajú firemné procesy a kde zlyhávajú kvôli chybám či úzkym miestam.
 
Preto je potrebné zmapovať a nanovo nastaviť všetky procesy. Je nevyhnutné identifikovať slabé a úzke miesta vašich činností. Presne pomenovať a lokalizovať chyby. A nový systém nanovo vyskladať tak, aby fungoval optimálne, aby ste v ňom mali organizačný a finančný prehľad. Jednoducho tak, aby ste vedeli, kde je každé euro, čo sa s ním deje a čo vám v biznise prináša.
 
Vaše zdroje sú obmedzené. Hovorím o strávenom čase, spotrebovanom materiáli (napríklad balenie), o službách, akými sú doprava, IT, telefón, internet, licencie za software, prenájom skladu a súvisiace náklady na energie, používanie auta a mnohé ďalšie.
 
Každá jedna vec, ktorú používate pri vybavovaní objednávky, je súčasťou vašich zdrojov a treba s nimi nakladať rozumne.

• Viete, čo je vašou jednotkou výkonu?
• Voči čomu meriate a vyhodnocujete všetky náklady? Ako tvoríte ceny?
• V efektivite sa zlepšujete, stagnujete alebo naopak je to úpadok, ktorý vám spôsobí finančné problémy?
• Viete, kedy si môžete prenajať väčší sklad či najať zamestnanca?
• Kedy si môžete dovoliť investovať do automatizácie?

Podnikať je veľká zodpovednosť voči sebe aj svojej rodine.
 
Na konferencii CREATIVE summit & EXPO sa zameriam na to, ako využiť zmapované a nastavené procesy pre optimálnu cenotvorbu, nastavenie zmysluplných KPIs (Key Performance Indicators), plánovanie investícií či zlepšovanie kvality pre zákazníka.

Získate jedinečný prehľad o svojej firme. Budete spokojne spávať, pretože vás neprekvapia náhle výkyvy cash-flow. Nový zamestnanec či brigádnik bude jasne vedieť, čo a kedy má robiť, aby do procesu čo najrýchlejšie zapadol.

A tiež získate flexibilitu, pretože budete vedieť pozitívne zmeny vo firme plánovať, merať a vyhodnocovať. Takýto systematický prístup vám pomôže neustále sa zlepšovať a udržať si miesto vo vysoko konkurenčnom prostredí.

Podnikateľ každý deň platí množstvo výdavkov, ktoré sa v procesoch spotrebovávajú. Častokrát nevie, či výsledok jeho snaženia je v maximálnej kvalite za minimálne možné náklady. Zmapované a optimalizované procesy sú prvým krokom k tomu, aby ste mali vo firme prehľad, vedeli robiť zodpovedné a zmysluplné rozhodnutia založené na číslach a faktoch.

 

Soňa Ondrejková
www.rozhybbiznis.sk